Moneybird
Stuur je facturen, betalingen en terugbetalingen automatisch naar Moneybird: koppelen, grootboekrekeningen, btw matchen en wat er wanneer gesynchroniseerd wordt.
Moneybird is alleen beschikbaar als het voor je account is ingeschakeld. Vraag MemBirds support als je het wilt gebruiken. Zonder zie je Moneybird niet in het instellingenmenu.
Met de Moneybird-koppeling gaat elke factuur die MemBirds maakt automatisch naar je Moneybird-administratie, inclusief de betaling, terugbetalingen, chargebacks, btw (binnen en buiten de EU), productinformatie, NAW-gegevens en kortingen. Je stelt het in bij Instellingen → Moneybird (in de groep Koppelingen).
Koppelen
Moneybird koppelen
Klik op Moneybird koppelen. Een venster vraagt je te bevestigen dat een sluitende administratie je eigen verantwoordelijkheid blijft. Klik op Yes, ga door met koppelen.
API token
Maak in Moneybird een API token aan (bijvoorbeeld met de naam MemBirds) en plak hem in API token. Klik op Moneybird koppelen. MemBirds controleert het token; werkt het niet, dan zie je "Kan geen verbinding maken".
Algemene instellingen
Kies de administratie en de grootboekrekeningen (zie Algemeen) en klik op Volgende stap >.
BTW matchen
Kies voor elk btw-tarief in MemBirds een btw-code uit Moneybird (zie BTW matchen) en klik op Installatie afronden. Je ziet "Moneybird is succesvol gekoppeld".
Tijdens de installatie stopt Koppeling met Moneybird ongedaan maken bovenaan de installatie en verwijdert de koppeling weer.
Na de installatie heeft de pagina twee tabbladen, Algemeen en BTW Matchen, waar je de instellingen kunt wijzigen.
Algemeen
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Administratie | De Moneybird-administratie waar de facturen naartoe gaan. Kies je alleen tijdens de installatie; daarna zie je de naam met een link naar Moneybird. Heeft je token toegang tot één administratie, dan is die al gekozen. |
| Standaard grootboeknummer | De omzetrekening voor factuurregels. Heb je een grootboekrekening met de naam "membirds", dan wordt die automatisch gekozen. Per prijs van een product kun je een andere grootboekrekening kiezen (zie Prijzen). |
| Standaard grootboeknummer voor korting | De rekening waarop kortingen geboekt worden. |
| Bron | De bron die bij de factuur in Moneybird staat. Standaard MemBirds, maximaal 25 tekens. |
| Kenmerk | Welk nummer het kenmerk van de factuur in Moneybird wordt: Factuurnummer (standaard) of Ordernummer. |
| Terugboeking achtervoegsel | Alleen bij Ordernummer: aan een bestelling kunnen meerdere facturen hangen (bijvoorbeeld bij een terugbetaling), en het kenmerk in Moneybird moet uniek zijn. Dit achtervoegsel komt erachter bij terugboekingen. Standaard R, maximaal 5 letters of cijfers. |
BTW matchen
Voor elk btw-tarief in MemBirds (per land) kies je de bijbehorende btw-code uit Moneybird. Onder Overige match je ook 0% BTW, BTW verlegd binnen EU en Buiten de BTW-scope EU. MemBirds haalt de btw-codes uit je administratie op als je het tabblad opent.
Voeg je later een btw-tarief toe in MemBirds, match het dan ook hier; anders kunnen facturen met dat tarief niet verstuurd worden.
Wat wordt er wanneer gesynchroniseerd?
| In MemBirds | In Moneybird | Wanneer |
|---|---|---|
| Een nieuwe factuur of creditfactuur | Een externe verkoopfactuur, met de klant als contact | Direct nadat de factuur is aangemaakt |
| Een betaling van de factuur | De betaling wordt op de factuur geregistreerd | Als de betaling betaald is |
| Een terugbetaling | De terugbetaling wordt geboekt | Als de terugbetaling is uitbetaald |
| Een chargeback | De chargeback wordt geregistreerd | Als de betaalprovider hem meldt |
- Alleen facturen die na het koppelen zijn aangemaakt, worden verstuurd. Oudere facturen gaan niet automatisch mee.
- Mislukt het versturen, dan staat de factuur bij Facturen niet verstuurd naar Moneybird in het factuuroverzicht. Bij een factuur zie je of hij in Moneybird is aangekomen en kun je hem opnieuw versturen met Verstuur naar Moneybird (zie Facturen).
- Voeg je in Moneybird grootboekrekeningen toe, wijzig of verwijder je ze, of verwijder je facturen, contacten of btw-tarieven, dan laat Moneybird dat aan MemBirds weten, zodat MemBirds de koppelingen ermee kan bijwerken. Controleer na het verwijderen van een btw-tarief in Moneybird BTW Matchen.
- Zolang Moneybird gekoppeld is, rekent MemBirds factuurtotalen uit zoals Moneybird dat doet, zodat de bedragen tot op de cent kloppen.
Ontkoppelen
Na de installatie wordt de koppeling met Moneybird ongedaan gemaakt door MemBirds support. Daarna worden facturen niet meer naar Moneybird gestuurd en wordt alle synchronisatie-informatie tussen MemBirds en Moneybird verwijderd. Dat is niet terug te draaien; facturen die al in Moneybird staan, blijven daar.